Opis na dokumencie jest jednoznaczny, że jest to wydatek związany prowadzoną działalnością a dokument nie trafił do księgowości „przez przypadek”.

Księgowy ma szansę zaksięgować dokument prawidłowo bez straty czasu na zastanawianie się co zostało zakupione i w jakim celu, bez konieczności ponownego kontaktu z Klientem.

Przykładowe opisy dokumentów:

• zakup zestawu filiżanek na kwotę 150,00 zł netto  –  wyposażenie biura
• zakup cukierków 3 kg na kwotę 30 zł netto  –  poczęstunek przy promocji na targach
• bilet lotniczy na kwotę 2300,00 zł netto  –  podróż służbowa Pana ……….. do Paryża w celu udziału w targach żywności w dniach …. – ……
• zakup bukietu kwiatów na kwotę 90,00 zł netto  –  prezent dla Pani ………… prelegentki szkolenia „…..”
• usługa hotelowa wraz z wyżywieniem dla 4 osób na kwotę 4000,00 zł netto  –  usługa hotelowa podczas udziału w konferencji dla: …(nazwiska pracowników)…
• zakup paliwa  na kwotę 260,00 zł netto  –  paliwo do Mercedes WW….. (jeśli na fakturze jest nr rejestracyjny nie ma potrzeby opisywania faktury)
• zakup paliwa  na kwotę 4500,00 zł netto  – paliwo do maszyny ….
• usługa gastronomiczna na kwotę 160,00 zł netto   –  spotkanie z klientem Panem ……….. w celu omówienia projektu „….”
• zakup płyty muzycznej „…..” na kwotę 49,00 zł  netto  –  prezent dla pracownika z okazji świąt Bożego Narodzenia
• zakup gry „….” na kwotę 160,00 zł netto  –  gra dla celów testowych (usługi programowania gier)
• artykułu spożywcze i alkoholowe na kwotę 1600,00 zł netto  –  towar
• perfumy jedna sztuka na kwotę 160,00 zł  netto  – tester perfum (firma sprzedająca perfumy)
• okulary korekcyjne na kwotę 800,00 zł netto  –  okulary dla pracownika ….. potwierdzenie zwrotu kosztu pracownikowi w wysokości określonej regulaminem 400,00 zł załączone do dokumentu
• zakup maszyny ….. na kwotę 150 000,00 EUR – środek trwały lub opis towar do sprzedaży
• telewizor na kwotę 1600,00 zł – wyposażenie biura lub wyposażenie mieszkania pod wynajem
• materiały remontowe na kwotę 8400,00 zł – towar lub materiał do remontu biura lub materiał do wykonania usługi

Czynnym podatnikom VAT przypominamy o obowiązku zapisywania/ewidencjonowania daty wpływu faktury.

Datą odliczenia podatku VAT jest data wpływu a nie data wystawienia dokumentu. Jeśli faktura została wystawiona 31.10.2021 a dotarła do podatnika 02.11.2021, to VAT od tej faktury można odliczyć w listopadzie 2021. W przypadku kontroli ze strony urzędu skarbowego, urzędnik może weryfikować (np. sprawdzając maila podatnika), w jakim terminie faktura dotarła do niego. Błędne ujęcie faktury, w złym okresie rozliczeniowym powoduje konieczność korekty deklaracji VAT / JPK_VAT7. To może powodować zaległości podatkowe, odsetki i dodatkowe koszty związane z korektami. 

To już wiadomo po co ta data wpływu? 

A po to, żeby księgowa wiedziała, w którym miesiącu ująć fakturę do VAT 😊

Jeśli pojawią się pytania co do tego obowiązku, zapraszam do kontaktu 😊

Anita Brzozowska członek zarządu, kierownik biura, księgowa

16 maj 2022