Wydatki pracowników w związku z pełnieniem obowiązków służbowych a koszty uzyskania przychodów u pracodawcy

Wydatki pracowników ponoszone podczas wykonywania obowiązków służbowych to codzienność w wielu firmach. Zdarza się, że pracownicy finansują z własnych środków zakup niezbędnych produktów lub usług, a następnie otrzymują zwrot kosztów od pracodawcy. W praktyce pojawiają się jednak wątpliwości, czy takie wydatki pracowników – zwłaszcza udokumentowane paragonami lub fakturami wystawionymi na pracownika – mogą zostać zaliczone przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów. Odpowiedzi na to pytanie udzielił niedawno Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej. Kancelaria Rachunkowa Trochim podjęła się analizy tej interpretacji.

Wydatki pracowników a obowiązki służbowe

Z wnioskiem o wydanie interpretacji wystąpiła spółka prowadząca działalność w zakresie m.in. resourcingu oraz realizacji czynności organizacyjnych i operacyjnych na rzecz podmiotów z tej samej branży. Wskazała, że oprócz standardowych kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników, często pojawiają się również nieprzewidziane, lecz konieczne wydatki pracowników, które są niezbędne do zapewnienia ciągłości prowadzonej działalności.

Pracownicy pokrywają takie wydatki na dwa sposoby – z własnych środków, które następnie są im zwracane, lub z wykorzystaniem firmowych kart płatniczych. W obu przypadkach obowiązuje wewnętrzna procedura rozliczania kosztów. Pracownicy sporządzają raport wydatków w dedykowanym systemie, dołączając skany lub zdjęcia paragonów, faktur i innych dokumentów potwierdzających poniesione koszty.

Jak dokumentowane są wydatki pracowników?

Spółka przewidziała również rozwiązanie na wypadek wyjątkowych sytuacji, gdy pracownik – mimo zachowania należytej staranności – nie jest w stanie przedstawić dokumentu potwierdzającego zakup. Może to wynikać np. z zagubienia paragonu lub jego zniszczenia.

W takich przypadkach pracownik składa stosowne oświadczenie opisujące poniesiony wydatek oraz okoliczności jego poniesienia. Dokument ten jest dołączany do raportu wydatków i stanowi element wewnętrznej dokumentacji księgowej. Na podstawie przygotowanego raportu pracodawca dokonuje zwrotu poniesionych kosztów.

Czy wydatki pracowników mogą stanowić koszt uzyskania przychodów?

Spółka zwróciła się do organu podatkowego z pytaniem, czy ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki pracowników, jeżeli są one dokumentowane skanami lub zdjęciami dokumentów wystawionych na pracownika, paragonami bez danych nabywcy, potwierdzeniami płatności albo – w wyjątkowych sytuacjach – wyłącznie oświadczeniem pracownika.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził prawidłowość stanowiska spółki. Organ uznał, że sposób dokumentowania opisany we wniosku może być wystarczający, o ile spełnione zostaną warunki wynikające z przepisów podatkowych oraz ustawy o rachunkowości.

Jakie warunki muszą spełniać wydatki pracowników?

Organ przypomniał, że aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, powinien:

• zostać poniesiony przez podatnika,
• mieć charakter definitywny,
• pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• służyć osiągnięciu, zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodów,
• być właściwie udokumentowany,
• nie znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Jednocześnie Dyrektor KIS zwrócił uwagę, że przepisy ustawy o rachunkowości dopuszczają wykorzystywanie różnych dowodów księgowych, w tym również dowodów wewnętrznych, o ile rzetelnie dokumentują przebieg operacji gospodarczej i spełniają wymagania przewidziane w przepisach.

Stanowisko Dyrektora KIS

W wydanej interpretacji organ uznał, że wydatki pracowników, które pozostają w związku z działalnością gospodarczą spółki, nie są wyłączone z kosztów podatkowych oraz zostały udokumentowane zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości i wewnętrzną polityką firmy, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Oznacza to, że również raporty wydatków uzupełnione o skany dokumentów, potwierdzenia płatności czy – w uzasadnionych przypadkach – oświadczenia pracowników mogą stanowić wystarczającą podstawę do ujęcia kosztów w rozliczeniach podatkowych.

Podsumowanie

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej stanowi istotną wskazówkę dla przedsiębiorców stosujących elektroniczne systemy rozliczania kosztów. Potwierdza ona, że wydatki pracowników ponoszone w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów również wtedy, gdy dokumentacja ma formę elektroniczną lub – w wyjątkowych przypadkach – opiera się na odpowiednio udokumentowanym oświadczeniu pracownika. Kluczowe znaczenie ma bowiem rzeczywisty związek wydatku z działalnością gospodarczą oraz jego prawidłowe udokumentowanie zgodnie z przepisami.

Posiadasz podobny problem podatkowy w swojej firmie – zapraszamy do współpracy ze specjalistami Kancelarii Rachunkowej Trochim. Księgowi Kancelarii Rachunkowej Trochim nie tylko księgują dokumenty dostarczane przez Klienta, ale też doradzają tak aby jak najbardziej zoptymalizować zobowiązania podatkowe.

Anita Brzozowska członek zarządu, kierownik biura, księgowa

08 lip 2026