Księgowi oraz specjaliści Kancelarii Rachunkowej Trochim omówią w poniższym artykule, najczęstsze błędy w spółce z o. o. popełniane przez udziałowców lub powołany zarząd. Świadomość jest pierwszym krokiem, aby uniknąć błędów, które mogą mieć poważne konsekwencje finansowe, a także karne.

Jakie błędy popełniają udziałowcy lub zarząd spółki z o. o.?

1. „Wirtualna kasa” w spółce, a dokładnie wykazana w księgach rachunkowych wartość gotówki w kasie spółki (sejfie, kasetce, itp.), której faktycznie tam nie ma. To nie błąd księgowy. Za kasę (gotówkę) spółki odpowiada zarząd, lub osoba odpowiedzialna wyznaczona przez zarząd. Rozbieżności pomiędzy księgami rachunkowymi, a fizycznie przechowywaną gotówką może stanowić podstawę opodatkowania osób odpowiedzialnych (tzw. ukryty przychód opodatkowany 75% zatajonych przychodów), stwierdzeniem działania na szkodę spółki, a nawet postępowaniem karnym.
2. Podpisanie umowy z własną spółką może zostać zakwestionowana. Może się tak zdarzyć gdy osoba zatrudniona jest większościowym udziałowcem. ZUS twierdzi bowiem, że pracownik i pracodawca to nie może być ta sama osoba i nie ma tu znaczenia, kto podpisuje umowę ze strony spółki. Konsekwencją jest brak odprowadzania składek na przyszłą emeryturę. Takie składki przepadają. Można odzyskać maksymalnie te zapłacone do ZUS 5 lat wstecz.
3. Pospisywanie umów z członkami zarządu może stanowić problem. Stanowi  tym art. 210 KSH. Członek zarządu nie może podpisać umowy ze spółką, jeśli reprezentuje ją drugi członek zarządu. W takim przypadku należy powołać pełnomocnika odpowiednia uchwałą udziałowców.
4. Mieszanie prywatnych i firmowych pieniędzy w spółce może stanowić postawę do zarzutów działania na szkodę spółki. Osoby odpowiedzialne za spółkę i spółka to dwa niezależne podmioty. Tu występuje również ryzyko wystąpienia ukrytych przychodów dla osoby korzystającej z firmowych pieniędzy. Opodatkowanie takich przychodów może stanowić 75% tej kwoty.
5. Wynagrodzenie dla udziałowców za świadczenia powtarzające się z art. 176 KSH, mogą zostać zakwestionowane, jeśli spełniają warunki umowy o pracę. ZUS może w pełni je oskładkować. Warto również pamiętać,  że świadczenia te podlegają pod podatek VAT. Oznacza to, że pobieranie takiego wynagrodzenia ponad limit zwolnienia VAT, może oznaczać konieczność rejestracji jako czynny podatnik VAT i zapłatę podatku 23%. Osoby będące czynnym podatnikiem VAT powinny opodatkowywać takie wynagrodzenie podatkiem VAT 23%, wykazać w JPK_VAT i odprowadzać podatek do US.
6.  Pożyczka dla spółki udzielona przez udziałowca na bieżącą działalność bez umowy pożyczki, może stanowić tzw. nieodpłatne świadczenie i konieczność odprowadzenia podatku od kwoty rynkowych odsetek.
7. Członek zarządu powinien zabezpieczyć swój majątek prywatny ponieważ, odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki. To co może uchronić go przed konsekwencjami złej sytuacji finansowej spółki, to zgłoszenie w odpowiednim czasie upadłości lub restrukturyzacji.

Osoby odpowiedzialne za spółkę z o. o. chcące ustrzec się powyższych błędów, a także wielu innych powinny współpracować z rzetelnym i kompleksowym biurem rachunkowym. Kancelaria Rachunkowa Trochim świadczy usługi księgowe, oraz doradztwo księgowo-podatkowe na najwyższym poziomie. Usługi świadczone przez Kancelarię Rachunkową Trochim – biuro rachunkowe, to bezpieczeństwo finansowe firmy. Partnerem biznesowym kancelarii jest HWW Hewelt Wojnowski Lindner i Wspólnicy Sp.k. Dzięki temu wachlarz usług świdczonych dla firm jest bardzo szeroki, a obsługa kompleksowa.

Anita Brzozowska członek zarządu, kierownik biura, księgowa

21 paź 2025