Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych obejmuje coraz większą liczbę przedsiębiorców.

Ministerstwo Finansów chce pomóc przedsiębiorcom w realizacji obowiązku. Taką pomocą jest między innymi ulga na zakup kasy fiskalnej.

Specjalista z Kancelarii Rachunkowej Trochim – biura rachunkowego z Warszawy, odpowie na najczęściej zadawane pytania.

1. Kto zobowiązany jest do ewidencji za pomocą kasy fiskalnej?
2. Ile wynosi limit zwolnienia z kasy fiskalnej?
3. Jakie są warunki skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej?
4. Ile wynosi ulga na zakup kasy fiskalnej?
5. Jak wystąpić o zwrot z tytułu zakupu kasy fiskalnej?
6. Kiedy otrzymana ulga będzie podlegała zwrotowi?

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Limit zwolnienia z kasy fiskalnej

Na podstawie par. 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących, z obowiązku tego zwolnieni są – nie dłużej niż do 31 grudnia 2027 r. – podatnicy, których obrót zrealizowany na rzecz ww. osób nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł. W przypadku podatników, którzy rozpoczęli sprzedaż w trakcie roku, limit ten stosuje się proporcjonalnie do okresu jej prowadzenia.
Na mocy par. 3 ust. 1 pkt 2 tego samego rozporządzenia do końca 2027 r. zwolnienie obejmuje także podatników, którzy po 31 grudnia 2021 r. rozpoczęli dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, o ile przewidywany obrót – w proporcji do okresu wykonywania tych czynności – nie przekroczy 20 000 zł.

Ulga na zakup kasy fiskalnej – warunki

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT prawo do skorzystania z ulgi przysługuje podatnikom, którzy:

• mieli obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i w wymaganym terminie rozpoczęli ją przy użyciu kas on-line,
• dobrowolnie rozpoczęli ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu kas on-line, pod warunkiem że wcześniej nie używali żadnych kas rejestrujących.

Ulga na kolejne kasy
Jeśli przedsiębiorca po skorzystaniu z ulgi potrzebuje dodatkowych kas (np. w związku z otwarciem nowego punktu sprzedaży), ulga nie przysługuje.

Ulga przy dobrowolnej wymianie na kasę online
Podatnicy, którzy nie mają ustawowego obowiązku wymiany kasy na urządzenie online, a mimo to decydują się na jej zakup, nie mogą skorzystać z ulgi.

Prawo do odliczenia przysługuje wyłącznie przedsiębiorcom zobowiązanym do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas online lub tym, którzy rozpoczęli ją dobrowolnie po raz pierwszy.

Dobrowolna wymiana kasy w celu modernizacji sprzętu nie uprawnia do uzyskania ulgi ani zwrotu wydatków.

Aby możliwe było odliczenie ulgi, podatnik musi:

• posiadać fakturę dokumentującą zakup kasy oraz dowód zapłaty całej należności,
• rozpocząć ewidencjonowanie w wymaganym terminie przy użyciu kas spełniających wymogi art. 111 ust. 6a ustawy o VAT.

Warunkiem uzyskania ulgi jest dokonanie zakupu kasy nie później niż w ciągu sześciu miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży.

Ulga na zakup kasy fiskalnej – wartość

Podatnicy spełniający warunki mogą odliczyć od podatku należnego 90 proc. ceny zakupu kasy (bez VAT), jednak nie więcej niż 700 zł na każdą kasę.

Zwrot z tytuł zakupu kasy fiskalnej

Podatnik będący czynnym podatnikiem VAT powinien wykazać ulgę w pliku JPK_V7, w odpowiednich polach deklaracji, co umożliwia jej odliczenie od podatku należnego. Poprawne ujęcie ulgi w JPK_V7 jest kluczowe dla uznania jej przez organ podatkowy.

Jeżeli kwota ulgi przewyższa wartość podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik ma prawo żądać zwrotu różnicy na rachunek bankowy lub odliczyć ją w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Natomiast przedsiębiorcy zwolnieni z VAT muszą złożyć wniosek o zwrot ulgi do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, wskazując kwotę wydaną na zakup kasy oraz numer rachunku bankowego. Dzięki temu mogą otrzymać zwrot wydatków nawet mimo braku prawa do standardowego odliczenia VAT.

Obowiązek zwrotu ulgi za zakup kasy fiskalnej

Podatnicy, którzy w ciągu trzech lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży:

• zakończą działalność gospodarczą,
• nie wykonają obowiązkowego przeglądu technicznego kasy,

– są zobowiązani do zwrotu ulgi (art. 111 ust. 6 ustawy o VAT).

Przeglądu technicznego należy dokonywać co najmniej raz na dwa lata, licząc od dnia fiskalizacji kasy. Obowiązek jego terminowego wykonania spoczywa na użytkowniku urządzenia. Zawieszenie działalności nie zwalnia z tego obowiązku – przegląd należy przeprowadzić niezwłocznie po wznowieniu działalności.

Ponadto, zgodnie z par. 5 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących, podatnik musi zwrócić ulgę również w przypadku, gdy:

• trwale zaprzestanie prowadzenia ewidencji,
• naruszy obowiązki wynikające z art. 111 ust. 3a pkt 12 lub ust. 3ab ustawy o VAT (np. brak połączenia kasy online z CRK).

Utrata ulgi na zakup kasy fiskalnej powinna zostać wykazana bezpośrednio w pliku JPK_V7. Wykazuje się go w pozycji „Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, o którym mowa w art. 111 ust. 6 ustawy”. Wówczas zwrot ulgi dokonywany jest wraz z zapłatą VAT za bieżący okres.

Dla podatników zwolnionych z VAT zwrot powinien nastąpić do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające zwrot.

Podsumowanie

Ulga na zakup kasy fiskalnej jest wsparciem dla przedsiębiorców zobowiązanych do ewidencjonowania sprzedaży. Umożliwia częściowe zrekompensowanie kosztów zakupu kas online. Księgowi Kancelarii Rachunkowej Trochim przestrzegają, że możliwość zastosowania ulgi uzależniona jest od spełnienia szeregu warunków formalnych.

Z tego względu każdy przedsiębiorca planujący zakup lub wymianę kasy fiskalnej powinien dokładnie przeanalizować przepisy i aktualne interpretacje organów podatkowych, aby uniknąć utraty prawa do ulgi lub obowiązku jej zwrotu. Dobrym rozwiązaniem będzie skorzystanie z konsultacji w ramach usługi księgowej oferowanej przez Kancelarię Rachunkową Trochim.

Na konsultacje zapraszamy do Kancelarii Rachunkowej Trochim

Anita Brzozowska członek zarządu, kierownik biura, księgowa

05 lis 2025