Odzież jako koszt firmowy – koszt uzyskania przychodu tzw. KUP

Przedsiębiorcy często pytają księgowych Kancelarii Rachunkowej Trochim:

1. Czy odzież może być kosztem firmowym – tzw. koszt uzyskania przychodu (KUP)?
2. Czy zawsze odzież z logo firmy (np. koszulki, bluzy, marynarki), używana podczas konferencji, targów i spotkań branżowych, może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów?
3. Czy organ podatkowy może zakwestionować wydatek na odzież jako koszt uzyskania przychodu?

Z interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 listopada 2025 r. wynika, że tak. Należy jednak spełnić odpowiednie warunki.

Założenia interpretacji podatkowej

O wydanie interpretacji zwrócił się przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną według skali podatkowej, który świadczy usługi programistyczne na rzecz różnych kontrahentów. Pozyskuje on klientów m.in. podczas targów, konferencji i wydarzeń branżowych.
Planuje on:
• kupować odzież o neutralnym wyglądzie,
• trwale oznakować ją nazwą i logo firmy,
• zrobić to poprzez naszywki (przyszyte/przyklejone na zewnętrznej, dobrze widocznej części odzieży),
• wykorzystywać tak oznaczoną odzież wyłącznie w działalności gospodarczej, w kontaktach z potencjalnymi kontrahentami.

Założenia uznania odzieży jako koszt uzyskania przychodu

• odzież nie ma mieć charakteru reprezentacyjnego – nie chodzi o luksus, prestiż czy okazałość,
• oznakowanie ma służyć identyfikacji przedsiębiorcy i budowaniu rozpoznawalności marki,
• wydatki będą udokumentowane fakturami/rachunkami wystawionymi na przedsiębiorcę.

Podatnik zadał dyrektorowi KIS (Krajowej Izbie Skarbowej) pytanie, czy wydatki na zakup odzieży oznaczonej trwałym logo oraz wydatki na same naszywki mogą stanowić koszt uzyskania przychodów.
Dyrektor KIS odpowiedział – tak.

Ogólne zasady, kiedy wydatek staje się kosztem uzyskania przychodów

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów).

W praktyce oznacza to, że wydatek:
• musi być poniesiony przez podatnika – ostatecznie pokryty z jego majątku,
• musi być definitywny – jego wartość nie może zostać podatnikowi zwrócona,
• musi mieć związek z działalnością gospodarczą – służyć osiąganiu, zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodów,
• musi być odpowiednio udokumentowany – faktury, rachunki itp.,
• nie może być kosztem wyłączonym – nie może mieścić się w katalogu z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (np. koszty reprezentacji).

Ważne!
To podatnik decyduje, co jest celowe i potrzebne w jego biznesie, ale to na podatniku spoczywa też ciężar dowodu – musi umieć wykazać związek wydatku z przychodem, szczególnie w razie sporu z organem.

Reklama czy reprezentacja – kluczowe rozróżnienie dla celów podatkowych

Od lat w sporach o odzież firmową przewija się problem: czy taki wydatek to reklama, czy już reprezentacja?
To rozróżnienie jest kluczowe dla kwalifikacji podatkowej wydatku.

Reprezentacja dla celów podatkowych

• to działania zmierzające do stworzenia i utrwalenia korzystnego wizerunku firmy,
• chodzi o budowanie prestiżu, okazałości, „efektu wow”,
• klasyczne przykłady: wystawne przyjęcia, drogie restauracje, „luksusowy” wizerunek firmy.

Ważne!
Koszty reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Reklama dla celów podatkowych

• to działania mające na celu kształtowanie popytu na towary/usługi lub markę,
• zmierza do rozpowszechniania wiedzy o produktach/usługach i zachęcania do ich nabycia,
• obejmuje m.in. eksponowanie logo, nazwy firmy, nazwy produktu w różnych formach.

Odzież z trwale umieszczonym logo/nazwą firmy:
• może pełnić funkcję reklamową i identyfikacyjną,
• nie musi mieć charakteru reprezentacyjnego, jeśli jej wygląd jest neutralny, a celem jest rozpoznawalność, nie prestiż.

Kiedy odzież z logo może być kosztem

Odzież może być kosztem uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy:

1. jest wykorzystywana wyłącznie w działalności gospodarczej:

• np. na targach, konferencjach, spotkaniach branżowych, przy obsłudze klientów,

2. utraci charakter odzieży osobistej:

• dzięki trwałemu, widocznemu i rozpoznawalnemu oznaczeniu (nazwa firmy, logo),
• logo/nazwa są umieszczone na zewnętrznej, dobrze widocznej części odzieży,
• nie chodzi o dyskretny znak „na metce”, lecz realnie dostrzegalne oznaczenie,

3. oznaczenie ma charakter reklamowy i identyfikacyjny:

• logo/nazwa pozwalają jednoznacznie identyfikować przedsiębiorcę,
• zwiększają rozpoznawalność marki wśród potencjalnych kontrahentów,
• pośrednio zachęcają do skorzystania z usług,

4. odzież nie ma charakteru reprezentacyjnego:

• nie służy kreowaniu wizerunku luksusu, ekskluzywności czy prestiżu,
• ma neutralny wygląd,

5. wydatek jest właściwie udokumentowany:

• faktury/rachunki wystawione na przedsiębiorcę,
• obejmuje zakup samej odzieży, naszywek/logo, ewentualnie usługi ich trwałego przyszycia/przyklejenia.

Jeżeli te warunki są spełnione, wydatki na odzież z logo oraz na naszywki mogą stanowić koszty uzyskania przychodu.

Ważne!
Nie każdy wydatek, nawet racjonalny z perspektywy podatnika, będzie kosztem podatkowym.

Księgowi Kancelarii Rachunkowej Trochim doświadczali próby „opakowania” wydatków o charakterze osobistym jako kosztów firmowych.

Typowe sytuacje ryzykowne:

• eleganckie garnitury, markowe buty, sukienki bez trwałego, widocznego logo/nazwy firmy,
• odzież „z delikatnym logiem” używana również na prywatne wyjścia,
• zakupy modnej, luksusowej odzieży, którą realnie każdy może nosić prywatnie, a logo firmy jest pretekstem.

W przypadku kiedy wydatek jest „podejrzany”, księgowy Kancelarii Rachunkowej Trochim rozmawia z podatnikiem, aby upewnić się, czy dany wydatek na pewno może stanowić koszt uzyskania przychodu. Warto jednak pamiętać, że to na Kliencie ciąży ostateczna decyzja czy zakup został poczyniony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

W przypadku zakupów niejednoznacznego przeznaczenia organ podatkowy może stwierdzić, że:
• związek z przychodem jest czysto teoretyczny,
• rzeczywistym celem jest zaspokojenie potrzeb osobistych,
• wydatek nie może być kosztem uzyskania przychodu.

Podsumowanie – odzież kosztem uzyskania przychodu

Interpretacja dyrektora KIS z listopada 2025 r. potwierdza korzystne dla przedsiębiorców podejście, że odzież trwale oznaczona nazwą i logo firmy, wykorzystywana wyłącznie w działalności gospodarczej, o neutralnym, niereprezentacyjnym charakterze, może stanowić koszt uzyskania przychodów. Dotyczy to zarówno zakupu odzieży, jak i zakupu naszywek/logo oraz ich trwałego umieszczenia na odzieży. Warunkiem jest utrata przez odzież charakteru osobistego, brak użytku prywatnego, odpowiednie udokumentowanie wydatku i celowości.

Interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 listopada 2025 r., znak: 0115-KDIT3.4011.809.2025.1.AK

Więcej o kosztach uzyskania przychodu:
Przykładowe koszty uzyskania przychodu dla firmy – koszty prowadzenia działalności – Kancelaria Rachunkowa Trochim

Anita Brzozowska członek zarządu, kierownik biura, księgowa

12 gru 2025