Kancelaria Rachunkowa Trochim świadczy usługi kadrowo-płacowe oraz usługi doradztwa kadrowo-płacowego. Odpowiadając na potrzeby Klientów w poniższym artykule zostały przedstawione najważniejsze fakty dotyczące tematu: zatrudnienie studentów.

Rozpoczynając współpracę ze studentem właściciel firmy ma wybór co do formy zatrudnienia. Wybór ten jest ograniczony zakresem współpracy jaki łączy studenta z przedsiębiorcą.

Jaki mamy wybór:

• Umowa o pracę
• Umowa cywilnoprawna – zlecenie
• Umowa cywilnoprawna – o dzieło z 20% lub 50% KUP

Zobowiązania podatkowe przy współpracy ze STUDENTEM:

Umowa o pracę: 

1. składki ZUS pracownika i przedsiębiorcy – TAK
2. podatek dochodowy PIT 

• do 26 roku życia – NIE
• po ukończeniu 26 roku życia – TAK

Umowa zlecenie: 

1. składki ZUS pracownika i przedsiębiorcy

• do 26 roku życia – NIE
• po ukończeniu 26 roku życia – TAK

1. podatek dochodowy PIT 

• do 26 roku życia – NIE
• po ukończeniu 26 roku życia – TAK

Umowa o dzieło: 

1. składki ZUS pracownika i przedsiębiorcy – NIE
2. podatek dochodowy PIT 

• do 26 roku życia – TAK
• po ukończeniu 26 roku życia – TAK

Warto ustalić pojęcie STUDENTA dla zobowiązań wobec ZUS.

Aby móc skorzystać ze zwolnień ze składek ZUS osoba podejmująca pracę powinna posiadać status studenta, co nie jest tożsame z faktem posiadania ważnej legitymacji studenckiej. Zdarza się, że  pracownik posiada nadal ważną legitymacje studencką, ale nie jest już studentem dla celów zwolnień ze składek ZUS. 

Kiedy taki przypadek będzie miał miejsce?

1. Zakończeniu studiów kończących się obroną pracy licencjackiej, inżynierskiej lub magisterskiej. W dniu obrony status studenta wygasa.
2. Przerwa pomiędzy studiami licencjackimi/inżynierskimi, a studiami magisterskimi. Od obrony pracy licencjackiej lub inżynierskiej do momentu podjęcia studiów magisterskich może minąć kilka miesięcy. Okres ten zobowiązuje pracodawcę do zarejestrowania studenta do ZUS i odprowadzania od jego wynagrodzenia obowiązkowych składek.
3. W przypadku decyzji uczelni o wykreśleniu osoby z listy studentów status studenta wygasa w dniu wydania decyzji.
4. Studia doktoranckie nie umożliwiają korzystania ze zwolnienia ze składek ZUS.

Właściciel firmy, lub osoba odpowiedzialna za zatrudnienie danej osoby w firmie, odpowiedzialna jest za ustalenie statusu studenta przy zatrudnieniu. Odbywa się to poprzez wgląd do legitymacji studenckiej oraz pobranie wypełnionego oświadczenia zleceniobiorcy. Osoba starająca się o zatrudnienie, może przedstawić również aktualne zaświadczenie z uczelni, potwierdzające status studenta. Warto współpracować z biurem rachunkowym, który w ramach usługi kadr i płac zwróci również uwagę na poprawność dokumentacji. 

Wyżej opisana weryfikacja powinna odbywać się przy każdorazowym podpisaniu umowy zlecenie. Przedsiębiorca nie może zakładać, że status studenta obowiązujący np. 3 miesiące temu, nadal jest aktualny.

A co jeśli umowa podpisana jest na dłuższy okres lub czas nieokreślony?

Pracodawca powinien uprzedzić pracownika posiadającego status studenta o obowiązku informowania o każdej zmianie, która może mieć wpływ na rozliczenia z ZUS. 

Osoba korzystająca ze zwolnienia z podatku dochodowego PIT do 26 roku życia nie ma obowiązku posiadania statusu studenta. Zwolnienie to wynika z odrębnych przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wystarczy złożyć do pracodawcy PIT-2. Wynagrodzenie do 85 528 zł rocznie korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego.

Obsługa kadr i płac niejednemu przedsiębiorcy sprawia problemy. Warto współpracować z rzetelnym biurem rachunkowym, które nie tylko dopilnuje poprawnych rozliczeń, a także podpowie jakich formalności dochować.

Kancelaria Rachunkowa Trochim to partner biznesowy odpowiadający na potrzeby swoich Klientów.

Kontakt – Kancelaria Rachunkowa Trochim

Anita Brzozowska członek zarządu, kierownik biura, księgowa

09 paź 2025