Instrukcja logowania do KSeF – pierwsze kroki
Od 2026 roku prawie każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W Kancelarii Rachunkowej Trochim już przygotowujemy się do tego obowiązku i pomagamy naszym klientom wdrożyć system możliwie najprościej.
Pierwsza część artykuły poświęcona jest spółką i fundacją.
Pierwszy krok dla spółek i fundacji w KSeF – ZAW-FA
Żeby spółka, fundacja rodzinna lub inny podmiot (niebędący osobą fizyczną) mógł wystawiać i odbierać faktury w KSeF, najpierw trzeba zgłosić osobę, która uzyska dostęp do systemu. Służy do tego formularz ZAW-FA, składany do urzędu skarbowego. Bez niego system nie przypisze uprawnień i nie będzie można się zalogować.
Wyjątek!
Jeżeli podmiot ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, zgłoszenie ZAW-FA nie jest wymagane – uprawnienia nadawane są automatycznie przy pierwszym logowaniu.
W praktyce ZAW-FA to zgłoszenie „pierwszego administratora KSeF”, czyli osoby, która dalej będzie mogła nadawać uprawnienia kolejnym użytkownikom (zwykle to członek zarządu, wspólnik).
Krok 1: wypełnij formularz ZAW-FA
W formularzu ZAW-FA (PDF), wypełniamy:
• poz. 4 – pierwszy egzemplarz: 01/01
• poz. 6 – cel złożenia: nadanie uprawnień
• poz. 7 – podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka lub fundacja rodzinna)
Następnie:
Dane podmiotu:
1 – NIP
5 – właściwy urząd skarbowy (według adresu siedziby)
8 – nazwa podmiotu
B.2 – adres siedziby
B.3 – ogólny adres e-mail podmiotu. Numer telefonu jest opcjonalny.
Dane osoby uprawnionej:
20–23 – PESEL (lub NIP), imię i nazwisko
C.2 – adres zamieszkania
C.3 – imienny adres e-mail osoby uprawnionej (telefon można pominąć)
Podpis:
W części E podpisuje się osoba zgodnie z reprezentacją spółki. Jeśli reprezentacja jest jednoosobowa, wystarczy podpisać się w polu 43.
Krok 2: złóż formularz ZAW-FA
Można to zrobić:
• papierowo – złożyć osobiście w urzędzie skarbowym lub wysłać pocztą
• elektronicznie – przez system e-Doręczenia, jeśli podmiot ma już aktywny adres do doręczeń elektronicznych
Formularz można podpisać zarówno podpisem kwalifikowanym, jak i podpisem zaufanym.
https://www.gov.pl/web/e-doreczenia
Drugi krok dla spółek i fundacji (pierwszy dla jednoosobowych działalności gospodarczych i osób nie prowadzących działalności gospodarczych): pierwsze logowanie do MCU
Instrukcja krok po kroku
Zanim zaczniemy korzystać z KSeF, należy sprawdzić, czy możemy się zalogować do Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
Krok 1: Wejdź na stronę KSeF
Przejdź tutaj:
https://ksef.podatki.gov.pl/
Na stronie głównej zjedź lekko w dół. Znajdziesz kafelek MCU – Moduł Certyfikatów i Uprawnień. Kliknij go.
Krok 2: Przejdź do aplikacji MCU
Na kolejnej stronie opisano czym jest MCU. Kliknij przycisk „Moduł Certyfikatów i Uprawnień – przejdź do aplikacji”.
Krok 3: Wybierz sposób logowania
System zapyta, jak chcesz się uwierzytelnić. Dostępne metody to:
• Profil zaufany
• Certyfikat kwalifikowany (podpis lub pieczęć)
• Odcisk palca certyfikatu kwalifikowanego
Najprościej wybrać profil zaufany, więc kliknij tę opcję.
Krok 4: Podaj NIP firmy
Zanim pojawi się ekran logowania, system zapyta o „kontekst logowania”. Chodzi o to, dla jakiego podmiotu się logujesz.
• Zaznacz NIP firmy.
• Wpisz NIP.
• Kliknij Uwierzytelnij.
Krok 5: Podpisz żądanie uwierzytelnienia
System przeniesie Cię do ekranu podpisywania.
Ważna uwaga. Pojawi się komunikat „Sprawdź dokument przed podpisaniem”. To normalne. System tworzy malutki plik z potwierdzeniem logowania i prosi o jego podpisanie.
Warto upewnić się, czy wszystko się zgadza. Dokument to tylko techniczna treść potwierdzająca próbę logowania. Jeśli wszystko wygląda prawidłowo, kliknij Podpisz i dokończ logowanie przez profil zaufany albo certyfikat.
Krok 6: Jesteś w MCU
Po poprawnym podpisaniu trafisz na stronę główną modułu. Masz tam dwie główne sekcje:
• Uprawnienia
• Certyfikaty
To oznacza, że logowanie działa. Na tym etapie wystarczy upewnić się, że moduł Cię wpuszcza.
Osoby fizyczne bez działalności
Jeśli ktoś wynajmuje mieszkanie prywatnie i będzie wystawiał faktury w KSeF, musi mieć aktywny NIP.
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą już mają własny NIP, więc mogą logować się do MCU zgodnie z instrukcją. Nie muszą składać NIP-7 ani formularza ZAW-FA, bo ZAW-FA dotyczy tylko podmiotów niebędących osobami fizycznymi, np. spółek i fundacji rodzinnych. To znaczy, że JDG po prostu loguje się do MCU i działa dalej.
Cały proces logowania dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub osób bez działalności sprowadza się do czterech rzeczy.
1. Wejść na stronę KSeF.
2. Przejść do MCU.
3. Wybrać sposób logowania i podać NIP.
4. Podpisać żądanie uwierzytelnienia.
Jeśli ten proces przechodzi bez błędów, to znak, że dostęp do MCU działa poprawnie.
Kancelaria Rachunkowa Trochim to biuro rachunkowe, które w ramach usług księgowych wspiera Klientów w nowych obowiązkach związanych KSeF.
Zapraszamy do kontaktu:
Anita Brzozowska członek zarządu, kierownik biura, księgowa
Skontaktuj się z Nami
