Zgodnie z prawem przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą powinno odbywać się za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w przypadku gdy:
• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca, oraz
• jednorazowa wartość transakcji – bez względu na liczbę wynikających z niej płatności – przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty.

Ważne!
Transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Tylko na rachunek z „białej listy”

„Biała lista” podatników VAT to inaczej wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Biała lista pozwala:
• sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
• dowiedzieć się, dlaczego kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT,
• potwierdzić numer rachunku bankowego, na który powinno dokonać się zapłaty dla kontrahenta.

Biuro rachunkowe w ramach tzw. usługi księgowej podpowie podatnikowi jak znaleźć się na „białej liście” i bezpiecznie prowadzić firmę.

Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczą do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji przekraczającej 15 000 zł zostanie dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów na „białej liście”. Przedmiotowe transakcje dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny.
(wyszukiwarka podatników VAT: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka)

Aby odliczyć całą kwotę

Cała kwota wynikająca z faktury powinna być zapłacona przelewem na rachunek zamieszczony na „białej liście”. Jeżeli płatność realizowana będzie etapami – w transzach – i któraś z nich zostanie zapłacona na rachunki spoza „białej listy”, to nabywca nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tych płatności, które zostały dokonane na rachunki spoza „białej listy”.

Jeśli przedsiębiorca ma wątpliwości co do interpretacji przepisu Kancelaria Rachunkowa Trochim zaprasza na konsultacje podatkową w ramach doradztwa podatkowo-księgowego.

Doradztwo podatkowo-księgowe

Kancelaria Rachunkowa Trochim to nowoczesne biuro rachunkowe, dlatego wiele konsultacji odbywa się online, nawet dla firm z Warszawy.

Konieczna korekta

W praktyce mogą pojawić się sytuacje, w których przed dokonaniem zapłaty na rachunek spoza „białej listy” podatnik prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą już ujął koszt w kosztach uzyskania przychodów. Wówczas zobowiązany jest do:
• zmniejszenia w odpowiedniej części kosztów uzyskania przychodów albo
• w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększenia przychodów
– w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego, został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności.

Powyższe zasady stosuje się odpowiednio w przypadku:
1. nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych,
2. dokonania płatności:
• u podatników PIT – po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej, po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania określoną w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym albo w ustawie o podatku tonażowym, z tym że zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów następuje za rok podatkowy, w którym nastąpiła likwidacja tej działalności, albo za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym nastąpiła zmiana formy opodatkowania,
• u podatników CIT – po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania określoną w ustawie o podatku tonażowym, z tym że zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów następuje za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym nastąpiła zmiana formy opodatkowania.

Zawiadomienie ZAW-NR

Możliwe jest uniknięcie negatywnych skutków dokonania zapłaty należności przelewem na rachunek inny niż zawarty na „białej liście”.
W Kancelarii Rachunkowej Trochim księgowo „ratują ” Klientów z takiej opresji w ramach usługi księgowej.
Podatnik uniknie negatywnych konsekwencji, jeśli zapłata należności przez niego:
1. zostanie dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu na „białej liście”, a podatnik złoży przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie ZAW-NR w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu lub
2. zostanie dokonana przelewem na rachunek banku lub rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej:
• służący do dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych wierzytelności pieniężnych lub
• wykorzystywany do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, lub
• prowadzony przez ten bank lub tę kasę w ramach gospodarki własnej, niebędący rachunkiem rozliczeniowym,
– jeżeli odpowiednio bank, spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa lub podmiot będący wystawcą faktury, wraz z informacją o numerze rachunku do zapłaty, przekażą podatnikowi informację, że rachunek wskazany do zapłaty jest powyższym rachunkiem, lub
3. została dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, o którym mowa w ustawie o podatku od towarów i usług, lub
4. wynika z faktury dokumentującej czynności z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu towarów, importu usług lub dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę.

ZAW-NR należy złożyć, aby:

• zaliczyć zapłatę należności na rachunek bankowy wystawcy faktury VAT do kosztów uzyskania przychodów w PIT i CIT oraz
• uwolnić się od odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe dostawcy towarów lub usługodawcy w VAT, związane z tą transakcją.
Zawiadomienie można złożyć w formie elektronicznej za pomocą e-Urząd Skarbowy: https://www.podatki.gov.pl/zawiadomienie-zaw-nr/
Formularz ZAW-NR można złożyć także w formie papierowej.
Aby złożyć zawiadomienie w imieniu innych podatników, konieczne jest posiadanie pełnomocnictwa ogólnego (PPO-1) lub szczególnego (PPS-1).
Przy rozpoczęciu współpracy księgowy Kancelarii Rachunkowej Trochim prosi o pełnomocnictwa, ułatwiające współpracę i reprezentacje Klienta przed US lub ZUS.

Ważne!
Złożenie ZAW NR dotyczy rachunku, nie pojedynczej płatności.

W przypadku wysłania zawiadomienia o dokonaniu zapłaty na rachunek spoza „białej listy” podatnik nie będzie obowiązany dokonywać ponownie takiego zawiadomienia w sytuacji, gdyby kolejna wpłata była dokonana na ten sam rachunek, o którym podatnik już raz poinformował urząd skarbowy. Wystarczające jest jednorazowe zgłoszenie takiego rachunku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
W interpretacji z 18 kwietnia 2025 r. (znak: 0111-KDIB1-1.4010.92.2025.2.AW) dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że jednokrotne złożenie przez spółkę zawiadomienia ZAW-NR, wskazującego numer rachunku bankowego banku (jako faktora), będzie skuteczne w odniesieniu do wszystkich kolejnych płatności spółki dokonywanych na ten rachunek bankowy, w odniesieniu do faktur od różnych dostawców spółki. W związku z tym nie znajdzie zastosowania sankcji przewidzianej w ustawie CIT.

Podstawa prawna:
• art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r., poz. 236 ze zm.)

Anita Brzozowska członek zarządu, kierownik biura, księgowa

12 sie 2025